Proses Komunikasi dalam Perusahaan

Nama : Puji Rahayu

Kelas : 2dd04

NPM : 34209019

Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis ( Soft Skill )

 

PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

A. KEGIATAN KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Komunikasi Perusahaan dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan, terlebih-lebih dalam membicarakan komunikasi yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan. Sebagai suatu organisasi, setiap perusahaan mempunyai hirarki (tingkatan) yang mengakibatkan komunikasi di dalamnya. Semua ini mempunyai akibat terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga dapat mempengaruhi hubungan antar manusia di dalam dan di luar perusahaan. Hal ini berarti bahwa setiap kegiatan komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Apabila pada satu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasi dan peningkatan kerjasama, maka pada pihak yang lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Dengan demikian, maka setiap kegiatan komunikasi mempunyai dua aspek, yaitu aspek aktif dan aspek pasif.

Aspek aktif berupa kegiatan yang bertujuan mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnya , sedangkan aspek pasif adalah pencerminan situasi sosial yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Selain itu, kegiatan komunikasi merupakan suatu alat sosialisasi yang netral, yaitu dapat menimbulkan integrasi tetapi juga desintegrasi, dapat meningkatkan kerjasama tetapi juga pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau peperangan. Karena itu, pengaruh komunikasi tergantung dari sikap komunikator itu sendiri, yaitu untuk tujuan apa komunikasi itu dilakukan dengan maksud damai atau menimbulkan pertentangan.

B. PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Setiap proses komunikasi sekurang-kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu :

1. ide atau kejadian yang akan diberitakan

2. komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita

3. pesan yang dirumuskan dan disalurkan

4. menginterpretasikan pesan

5. tujuan kegiatan pemberitaan

Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan, dengan sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang (structured). Oleh sebab itu komunikasi terbanyak mengalir secara vertikal dari atas ke bawah. Melalui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, instruksi dan sebagainya. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah ke atas membawa informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

Dengan demikian jelaslah bahwa dalam struktur tidak bebas, peranan komunikasi atasan dan bawahan berbeda, atasan memberi petunjuk (yang mempunyai sangsi disiplin yang dituntut), sedangkan bawahan memberi informasi Di samping itu memang terdapat pula komunikasi mendatar ( horisontal) yang terjadi antar karyawan setingkat. Komunikasi inipun masih dalam kerangka struktur perusahaan, walaupun biasanya tidak ada sangsinya ( kecuali apabila memasalahkan kerjasama dan tukar menukar informasi pekerjaan untuk merealisasi suatu tugas ). Bilamana komunikasi mendatar lebih memperoleh arti penting daripada komunikasi vertikal, maka pimpinan suatu perusahaan mendapat saingan, karena informasi ( sengaja atau tidak ) akan banyak tidak sampai kepadanya.

Hal ini dapat pula menyebabkan keputusan yang akan diambil mungkin kurang tepat atau kurang bijaksana. Biasanya penyimpanan atau pembekuan suatu informasi terjadi dua tingkat di bawah seorang atasan, karena tingkat tersebut cukup jauh, akan tetapi juga masih dekat dengan atasan yang akan dihambatnya.

Isi komunikasi vertikal dari atas ke bawah biasanya mengandung unsur pengarahan, kritik terhadap pekerjaan yang kurang baik dilaksanakan bawahan, informasi yang penting, yang mendidik, meyakinkan dan diarahkan pada peningkatan partisipasi serta afiliasi atau kohesi ( hubungan ) karyawan perusahaan. Apakah pola komunikasi itu lebih banyak bersifat instruktif ataukah hanya sekedar tukar menukar informasi, hal ini sangat tergantung pada jenis informasi dan relevansinya dengan pekerjaan, yaitu hubungan kerja antara komunikator dengan komunikasi. Dalam hubungan ini perlu disebut pentingnya suatu bagan organisasi yang menjelaskan :

1. Garis hirarki atau tingkatan

2. Wewenang

3. Hubungan kerja antar bagian

Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada orang-orang dari bagian lain yang kurang ada hubungannya satu dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungannya yang erat, bahwa ada sesuatu yang lebih penting daripada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Selama tidak mengganggu kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar jam kerja, komunikasi demikian dapat dihadapi dengan toleransi. Sehubungan dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “ grapevine “ ( komunikasi desas-desus atau benalu komunikasi ).

Desas-desus ini adalah saluran komunikasi yang memanfaatkan secara tidak jujur ( bukan urusan hubungan kerja ) untuk mengadakan komunikasi antar bagian dan menyampaikan berbagai hal yang biasanya diberi warna negatif atau memang bersifat demikian kepada pihak lain. Hal semacam ini biasanya merupakan saluran komunikasi tidak resmi dalam suatu perusahaan. Makin tertutup sifat suatu perusahaan, makin banyak benalu komunikasi itu. Akibatnya hal-hal yang benar dan tidak benar seringkali tersebar keluar perusahaan. Untuk mengatasi komunikasi desas-desus ( selalu ada dan sulit dicegah ) yang membelit saluran-saluran komunikasi resmi dan mengisap segala informasi, pimpinan perusahaan biasanya mengadakan rapat-rapat bulanan untuk menyiapkan hal-hal yang perlu diketahui staf yang lebih rendah. Akan tetapi biasanya justru informasi tentang hal-hal yang tidak perlu dan kurang relevan dengan pekerjaan karyawan itulah yang dicari dan diisap benalu komunikasi , karenanya rapat bulanan itu dapat mengatasi wabah desas-desus tersebut.

Biasanya informasi yang disalurkan melalui benalu komunikasi adalah berita tentang hubungan atasan dengan bawahan. Memang dalam garis hirarki inilah bibit ketegangan sering tumbuh, terutama karena seorang bawahan langsung biasanya tidak suka (tetapi perlu ditinjau dari segi organisasi) mengalami kontrol atasannya.

Jumlah kelompok serta besarnya kelompok bergantung pada besar-kecilnya organisasi. Untuk memperoleh kejelasan, komunikasi internal dapat dibagi menjadi dua dimensi dan dua jenis, yaitu : komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

KOMUNIKASI INTERNAL

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen) (lihat skema Internal Audience)

Dua dimensi komunikasi internal :

1. KOMUNIKASI VERTIKAL

Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan daristaf ke pimpinan dengan cara timbal balik (two way traffic communication). Downward Communication, komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern (lihat contoh skema). Upward communication, dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan (lihat contoh skema) Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap operasional organisasi (perusahaan).

Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan organisasi (top manajer dengan middle manager) dengan audience di luar organisasi

Manajer adalah pemimpin organisasi (swasta, BUMN atau pemerintah) peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public (karyawan) dan external public (di luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya)

1. Peranan Antarpersona (Interpersonal Role)

• Peranan Tokoh (figurhead role)
• Peranan Pemimpin (leader role)
• Peranan Penghubung (liaison role)

2. Peranan Informasional (Informational Role)

• Peranan Monitor (monitor role)
• Peranan Penyebar (disseminator role)
• Peranan Jurubicara (spokesman role)

3. Peranan Memutuskan (Decisional Role)

• Peranan Wiraswasta (enterpreneur role)
• Peranan Pengendali Gangguan (distrurbance handler role)
• Peranan Penentu Sumber (resource allocator role)
• Peranan Perunding (negotiator role)

2. KOMUNIKASI HORISONTAL

Komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja, employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.

3. KOMUNIKASI DIAGONAL (CROSS COMMUNICATION)

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

KOMUNIKASI EKSTERNAL

Komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi. (lihat skema ekternal audience). Komunikasi dari organisasi kepada khalayak, bersifat informatif. Majalah, Press release/ media release, artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis To meet the challenge in the workplace today requires.

C. HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

Suatu lembaga bisnis, entah itu kecil maupun besar harus mampu menciptakan komunikasi antar manusia ( human relation ) yang kondusif, baik yang bersifat internal (menjalin hubungan baik dengan anggota komunitas) maupun yang bersifat eksternal ( menjalin hubungan dengan orang di luar komunitasnya ).

Komunikasi antar manusia yang bersifat internal bertujuan mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial. Efek dari stabilitas ini adalah tingkat produktivitas ( baik kuantitas maupun kualitasnya ) yang akan meningkat. Agar kepuasan, loyalitas dan integritas individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu di dalam lingkungannya. Jika kita tahu cara yang sangat efisien, kita sesungguhnya tidak membutuhkan dana yang besar.

Cukup ada jaminan untuk lebih banyak memperhatikan orang lain. Sementara itu, komunikasi antar manusia yang bersifat eksternal diperlukan karena pusat pembelian biasanya terdiri atas beberapa orang dengan kedudukan, wewenang, empati dan sikap yang berbeda-beda. Maksudnya tentu saja bahwa diperlukan pendekatan komunikasi yang berbeda-beda agar dapat mnecapai orang-orang itu.

Ada kalanya komunikasi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis, karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan tercerai berai ( tidak mengelompok ).

Oleh karena itu tidak perlu ragu-ragu untuk menentukan strategi komunikasi massa. Komunikasi massa adalah proses di mana organisasi media memproduksi pesan-pesan ( message ) dan mengirimkannya ( transmit ) ke publik yang besar ( large publik ). Dan melalui proses tersebut sejumlah pesan akandigunakan atau dikonsumsi oleh audiens. Sentral studi komunikasi massa adalah media. Bila dikatakan bahwa sistem media merupakan bagian dari sistem dalam konteks yang lebih besar, yaitu politik, ekonomi, dan institusi kekuasaan, studi komunikasi massa juga mempelajari kaitan sistem-sistem tersebut dengan keberadaan dan fungsi media massa dalam masyarakat.

Hubungan masyarakat disebut juga public relation ( purel ) dengan ruang lingkup ( scope ) kegiatan yang menyangkut baik individu keluar dan semua kegiatan diselenggarakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing lembaga atau organisasi.

Tujuan hubungan masyarakat mengembangkan hubungan yang harmonis dengan pihak lain yaitu public ( umum, masyarakat ). Tujuan hubungan masyarakat adalah untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi yang meluangkan bagi lembaga atau organisasi di suatu pihak dan dengan public di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik.

Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 ( tiga ) unsur, yaitu :

1. Mempengaruhi pendapat

2. Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat diterima

3. Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal balik

Apabila kita memperhatikan ketiga unsur tersebut di atas maka akan tampak unsur yang pertama adalah unsur yang umum yang dipergunakan dalam komunikasi, sedangkan unsur kedua dan ketiga adalah unsur yang khusus dipergunakan dalam hubungan masyarakat (humas).