Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Nama : Puji Rahayu

Kelas : 2dd04

NPM : 34209019

Matakuliah : Komunikasi Bisnis ( Soft Skill )

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

 Ø  Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan, analisis audiens, penentuan ide pokok, dan pemilihan saluran atau media.  

1. PENENTUAN TUJUAN

Secara umum pesan bisnis bertujuan untuk menjaga good will perusahaan dimana audience atau untuk menciptakan impresi yang menyenangkan.
Tujuan pesan harus dinyatakan dengan jelas, karena pengirim pesan berharap bahwa audience memahami apa ide pokok yang akan disampaikan.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.

Tujuan Komunikasi bisnis adalah :
A. memberi informasi
B. persuasi (membujuk),
C. untuk melakukan kolaborasi dengan audience

Untuk menguji apakah tujuan sudah dinyatakan dengan baik, maka kita dapat menggunakan 4 pertanyaan untuk mengujinya.
1. Apakah tujuan realistis ?
Tujuan yang disampaikan harus realistis, dalam arti dapat dilakukan secara wajar.

Contoh :
Seorang personal selling yang menjual kompor gas kepada ibu-ibu yang biasa memasak dengan kompor minyak tanah. Harapan personal selling adalah ibu-ibu mengubah kebiasaannya. Pesan seperti ini harus dinyatakan secara pelan-pelan, karena manusia mempunyai sifat perlawanan untuk berubah.

2. Apakah waktunya tepat ?
Penyampaian pesan harus mempertimbangkan masalah waktu, atau situasi yang tepat.

3.  Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?

4. Apakah tujuan dapat diterima perusahaan ?

Artinya apa yang disampaikan tidak bertentangan dengan kebijakan umum perusahaan.

2. ANALISIS AUDIENCE

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen.

Audience bisnis, baik pembaca maupun pendengar dari surat, memo, laporan atau presentase. Apakah manajer, atasan, bawahan, klien dan masyarakat umum. Orang-orang ini mempunyai perbedaan dalam hal pemahaman topic yang diinformasikan. Untuk itu komunikator perlu memperhatikan faktor-faktor audience :
a. Siapa audiencenya ?
Berapa banyak ? Apa pendidikannya ? Jabatannya ? dsb.
b. Informasi apa yang telah mereka miliki
c. Seberapa banyak informasi yang mereka butuhkan
d. Informasi teknikal apa yang mereka pahami
e. Apa/bagaimana sikap mereka terhadap pesan
f. Apa hubungan komunikator dengan audience
g. Tindakan apa yang diharapkan dari audience setelah menerima pesan ini

3. PENETUAN IDE POKOK

Setiap pesan bisnis, apakah sederhana atau kompleks pasti akan mengacu pada suatu ode pokok.

Ada beberapa cara untuk menentukan ide pokok :

a. Brainsstorming, yaitu suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok.

b. Petunjuk atasan, yaitu meminta petunjuk atasan artinya kita tinggal melaksanakan apa yang diberikan oleh atasan.

c. Kebiasaan, yaitu kita menentukan ide pokok berdasarkan kebiasaan atau pengalaman pada situasi yang relatif sama.

4. PEMILIHAN SALURAN ATAU MEDIA

Penyajian informasi rutin kepada audience yang telah dikenal akan menggunakan kata-kata yang singkat, sedangkan pesan yang kompleks, negative, dan controversial, penyampaiannya akan membutuhkan waktu yang lebih lama.

Jenis saluran Komunikasi yang digunakan dan Alternarif Media.

Saluran Media :

a. Lisan Percakapan langsung, telepon, interview, pertemuan kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato, presentase.

b. Tertulis Surat, memo, laporan, proposal

c. Elektronik Fax, E-Mail, Voice mail, teleconference, video conference.